Presidenta de la Asociación de Archiveros de Universidades de Chile (AAUCH).

Para informaciones comunicarse al correo electrónico: mburgos@ucsc.cl o telefóno 56-41-735125

1. ¿Cómo nace la Asociación de Archiveros de Universidades de Chile?

La Asociación de Archiveros de Universidades de Universidades de Chile, es una organización nueva, recientemente obtuvo su personalidad jurídica, mediante Decreto del Ministerio de Justicia Nro.631 del 28 de junio de 2001.

Pero los archiveros universitarios nos reunimos por primera vez en 1992, por iniciativa del archivero Sr. Iván Guerrero Rodríguez, quien obtuvo una Beca de la OEA y realizó un "Curso de Archivística" en Lima, Perú. El Sr. Guerrero, organizó el "Primer Curso para Archiveros Universitarios" en la Universidad de la Frontera patrocinado por la Organización de Estados Americanos y Consejo de Rectores. Los objetivos: Entregar elementos básicos de archivística y promover el intercambio de opiniones y experiencias para uniformar criterios de trabajo de los archivos universitarios.

Luego en 1993, se realiza el "II Curso para Archiveros Universitarios" efectuada en el Archivo Nacional y aquí nace la "Comisión de Archivos Universitarios" (C.A.U.), ahora Asociación de Archiveros de Universidades (AAUCH)".

En 1994, se realiza un "III Curso para Archiveros Universitarios", en la Universidad de Playa Ancha Valparaíso, se constituye por primera vez la directiva de la Comisión de Archivos Universitarios y se acuerda realizar un Curso o Jornada para Archiveros Universitarios todos los años bajo el patrocinio de alguna Universidad.

2. ¿Cuántos son los asociados que pertenecen a la AAUCH?

Oficialmente contamos con 17 socios, realmente son pocos considerando que existen 62 Universidades en nuestro país entre tradicionales y privadas. Lo que sucede es que los que acuden a las Jornada Capacitación no continúan asistiendo por diversos motivos, entre otros, cambios internos de lugar de trabajo o no cuentan con el

permiso o apoyo económico, motivo por el cual no se comprometen a inscribirse como socios, pero si quedan con muchas ganas de volver y se llevan la iniciativa de crear un Archivo Universitario en la institución a la cual pertenecen.

3. ¿Cómo se financia la AAUCH?

De acuerdo a los estatutos de la Asociación la cuota de incorporación y las cuotas sociales no podrán ser inferiores al 10% ni superior al 20% del sueldo vital de la Región Metropolitana la que será determinada por la Asamblea General Ordinaria Anual.

4. ¿Cuáles son las metas, en el corto plazo, de la Asociación?

• Concretar a la brevedad el "Manual de Archivo Universitario", que dará una orientación de qué es un archivo, para qué sirve, que esta basado en un cuadro de clasificación orgánico-funcional, ordenado en series documentales, etc. Se aplicará en un Archivo Universitario de acuerdo a las políticas propias de cada institución de enseñanza superior que lo decida implementar.
• Motivar a las autoridades universitarias para la creación de Archivos Universitarios que resguardarán el patrimonio documental de la institución fuente de historia e investigación.
• Realizar gestiones relativas a profesionalizar la actividad archivística ante el Consejo de Rectores y Dirección de Educación Superior.

5. ¿Existe algún tipo de acercamiento entre la AAUCH y la Comisión Asesora de Bibliotecas y Documentación (CABID) del Consejo de Rectores de las Universidades Chilenas? ¿Y con el Colegio de Bibliotecarios de Chile?

No existe ningún acercamiento con ninguna de estas organizaciones. Pero si contamos con el apoyo y respaldo del Honorable Consejo de Rectores obtenida en la sesión Nro.427, realizada durante los días 18 y 19 de Enero de 2001.

6. ¿Cuál es la relación entre las bibliotecas universitarias y los archivos universitarios?

Si bien es cierto bibliotecas y archivos son ciencias hermanas, debemos tener claro que cada una de ellas tiene sus campos delimitados y características propias, ambas coleccionan, preservan, registran información y el fin común es recogerla, recuperarla y difundirla, pero no existe relación directa entre bibliotecas universitarias y archivos universitarios porque hay diferencias marcadas como por ejemplo:

• Respecto al tipo de material: manuscritos, cartas, avisos, decretos, circulares, pertenecen a los archivos; impresos libros revistas, pertenecen a las bibliotecas.
• El archivo custodia el material producido, trabaja con documentos únicos, el acceso es restringido en virtud a sus características, por lo tanto representan la memoria de la institución y además su organización es de acuerdo al conocimiento orgánico-funcional. Sin embargo, las bibliotecas custodian grandes cantidades de impresos, libros, revistas, copias de textos de estudio, el acceso es libre, el usuario busca lo que necesita, usa un sistema estructurado de clasificación, no existe dependencia orgánica de los documentos.

 

7. ¿Cuáles son las principales características de los actuales archivos universitarios?

 

Cinco de seis Archivos Universitarios existentes en el país (Universidad de la Frontera, Universidad de Playa Ancha, Pontificia Universidad Católica de Chile, Universidad Cardenal Raúl Silva Henríquez, Universidad de Santiago, Universidad Tecnológica Metropolitana), cuya característica fundamental es que están organizados basándose en un Cuadro de Clasificación orgánico-funcional, trabajan con series documentales (conjunto de documentos que tienen un mismo objetivo) y con auxiliares como: Transferencia de Documentos (desde archivos de gestión al archivo universitario), Inventario de Recepción, Tablas de Retención (cuanto tiempo deben permanecer en el archivo los documentos y el tipo de acceso), Inventario de Eliminación de Documentos (una Comisión Técnica determina que documentos deben eliminarse) y su función principal es prestar un servicio para investigación o consulta.

Desgraciadamente no existe conciencia de la importancia de los archivos universitarios, motivo por el cual no aparece dentro del organigrama una entidad que así se llame "Archivo Universitario" y custodie los documentos importantes, las características actuales de estos archivos principalmente es que no tienen un sistema de ordenamiento y clasificación.

8. ¿Qué el marco legal ampara a los archivos universitarios?

El Archivo Universitario debe ser creado mediante un Decreto de la Universidad, en el cual se le asignan las funciones de resguardo del patrimonio documental, dependiente de la Secretaría General.

9. ¿Cuál es la utilización de las tecnologías de la información en los archivos universitarios?

La utilización de la tecnología es relevante en los archivos universitarios, porque establece una relación entre el área tecnológica y la documentación que depende y se fortalece de los sus desarrollos.

Las ventajas de la tecnología aplicada a los documentos son: rapidez y eficiencia en labores de mantención , consultas o búsquedas, capacidad para correlacionar y confianza en la administración de la información.

10. ¿Qué tipo de profesionales está trabajando en los archivos universitarios?

Los profesionales que se encuentran trabajando en un Archivo Universitario, son personas que se han capacitado en Cursos de Archivística, en el extranjero y en Cursos de Capacitación que se han efectuado a través de la ex Comisión de Archivos Universitarios (C.A.U.), ahora Asociación de Archivos Universitarios. (AAUCH). Los archivos precisan de archiveros rigurosamente formados para su acertada conducción y desarrollo.

11. ¿Es adecuado el actual nivel de remuneraciones de los archiveros universitarios?

De acuerdo a la Declaración de los Archivos Universitarios de Perú, 2 de Junio 1989 "los archiveros universitarios se preocuparán por su constante actualización archivística y como todo trabajador han de merecer un buen trato laboral, remunerativo y humano de parte de las autoridades correspondientes", se debería aplicar también esta premisa en nuestro país, pero al parecer a los archivos siempre se les ha dado el último lugar dentro de la organización y nosotros como archiveros tenemos que sensibilizar a las autoridades para que ocupen un primer lugar dentro de las actividades universitarias y el nivel de remuneraciones debería ser bueno porque el archivero es responsable de la documentación que custodia y deben guardar estricta reserva de los documentos que resguarda.

12. A su entender. ¿Están preparados estos recursos humanos para administrar en forma eficiente los archivos universitarios?

Los archiveros que han asistido a cursos de capacitación están preparados para asumir la tarea de administrar archivos universitarios, pero falta mucho por hacer, falta una cultura archivística, aprender que los documentos servirán de testimonio para futuras generaciones.

13. ¿Existe en Chile alguna institución de educación que se dedique a la preparación, capacitación y su posterior perfeccionamiento de los archiveros? Si su respuesta es negativa, favor de darnos su parecer al respecto. Si es positiva favor de nombrar dicha institución.

No, no existe en Chile ninguna institución que se dedique a la preparación, capacitación y su posterior perfeccionamiento de los Archiveros. Nuestra inquietud es precisamente realizar gestiones para profesionalizar la actividad ante el Consejo de Rectores y Dirección de Educación Superior, es decir, que las personas que tienen cursos de capacitación en archivos sean reconocidos como técnicos en archivística,. Y, a la vez interesar a alguna institución de enseñanza superior en crear la carrera de archivística. Aparentemente por desconocimiento se piensa que no es una carrera que sea atractiva, pero si se diera a conocer que los archivos cumplen una función importante dentro de las organizaciones y no el último lugar en la escala de las prioridades es seguro que hay mucha gente interesada y se abriría un área nueva de trabajo.

14. ¿Cuál sería el entorno óptimo de los archivos universitarios?

El entorno óptimo de los archivos universitarios es que estén ubicados en un segundo o penúltimo piso de un edificio. Adoptar todas las medidas de seguridad para evitar desastres como inundaciones, incendios (tener a mano un equipo básico de emergencia), las ventanas que filtren la luz ultravioleta, para la iluminación usar tubos fluorescentes con filtro, no iluminando directamente los documentos. La temperatura debe oscilar entre 17 a 21 grados y la humedad relativa entre 50 y 65%. Los estantes deben ser metálicos con un alto no superior 2,30 m., la bandeja inferior debe estar alejada del suelo 10 a 15 cms., la distancia entre los estantes y las paredes debe ser de 0,50 cms., libre de elementos cortantes o abrasivos que puedan dañar los documentos.

Dejar áreas separadas del archivo: una para procesos técnicos (ordenamiento, clasificación, selección, descripción) y otra área administrativa, estas serían las características principales.

15. ¿Cómo están los archivos chilenos en comparación con los países del resto de América del Sur?

Los archivos chilenos estamos muy distantes de la realidad de otros países. Aquí haría una importante labor el Archivo Nacional, ojalá este fuera el ente rector de los archivos tanto universitarios como de los archivos estatales llámese Ministerios, Municipalidades, Hospitales, creando una Escuela de Archiveros.

Por ejemplo en Perú, el ente rector de los archivos es el Archivo General de la Nación, este a su vez tiene una Escuela de Archiveros, existen además tres Universidades que dictan la carrera de Archivística.

16. ¿Cómo nace la idea de realizar un Congreso Iberoamericano sobre archivos universitarios?

Como una manera de celebrar 10 años en que nos reunimos una vez al año los Archiveros Universitarios nace la idea de realizar un "Congreso Iberoamericano de Archivos Universitarios" y así darle mayor realce e importancia a los "Archivos Universitarios", que se note que existen organizaciones en otros países que están trabajando hace muchos años por el resguardo de los documentos universitarios.

Este Congreso se realizará en Universidad de la Frontera, los días 26, 27 y 28 de Junio de 2002. La Comisión Organizadora la integran: Mónica Burgos P., Presidenta AAUCH; Sr. Iván Guerrero Rodríguez, Jefe Archivo Universitario, Universidad de la Frontera, Sr. Osvaldo Villaseca R., del Archivo Nacional, Antonia Rebolledo H., Directora del Archivo Histórico de la Universidad de Chile.

Las inscripciones serán recibidas hasta el 31 de Mayo de 2002, por el Sr. Iván Guerrero, comunicarse al correo electrónico archivos@ufro.cl al fono 56-45-325070 o al fax 56-45-325120.

17. ¿Qué esperan obtener del Congreso?

Objetivos Generales:

• Establecer criterios en torno a la formación y/o organización de los archivos universitarios en Iberoamérica.
• Conocer los avances tecnológicos en el área archivística.
• Evaluación del estado actual de los archivos universitarios en Iberoamérica.

Objetivos Específicos:

• Capacitación en el área de manejo de archivos y de organización.
• Preservación y conservación del patrimonio documental de las distintas universidades de Iberoamérica,

 

18. ¿A qué tipo de profesionales está dirigido el Congreso de la AAUCH?

Esta dirigido a académicos y a estudiantes de archivística y a archiveros que tengan a su cargo un archivo universitario y/o personas que tengan probabilidad de crearlo en su Universidad.